Allgemeines
Sie können das Dokumentenarchiv direkt mit dem Formular „Vertriebspartner-Portal-Antrag“ beantragen oder ggf. später mit dem Erweiterungsantrag. Jeder Nutzer benötigt eine spezielle Berechtigung (plus Dokumentenarchiv), um auf die Dokumente zugreifen zu können. Um die Berechtigung zu erhalten, sprechen Sie bitte die Maklerverwaltung an.
Es handelt sich um ein echtes Archiv. Der Zugriff auf die Dokumente ist dauerhaft möglich. Es enthält alle Dokumente, die ab dem Termin der Freischaltung des Dokumentenarchivs unter Kundendokumente im Postfach erstellt wurden. Alle Dokumente, die vor diesem Termin erstellt wurden, finden Sie nicht im Archiv.
Auch Mitarbeiter, deren Sicht auf eine oder mehrere bestimmte Agenturnummern (bspw. Unteragenturen) eingeschränkt werden soll, können eine Berechtigung für das Dokumentenarchiv bekommen. Sie bestimmen über das Feld „zugeordnete Agenturen“ in der Administration, welche Dokumente Ihr Mitarbeiter einsehen darf. Eine Anleitung für die Administration finden Sie bei den FAQ's.
Es handelt sich um ein entweder/oder-Verfahren: Die Dokumente, die elektronisch zur Verfügung gestellt werden, werden nicht parallel per Post geschickt.
Folgende Dokumententypen stellen wir aktuell zur Verfügung:
– Police
– Nachtrag
– Rechnung
– Lastschriftrückläufer
– Mahnschreiben
– Kündigung nach Mahnung
– Rücktritt nach Mahnung
– Schadenbriefe / Schadendokumente (alle Komposit-Sparten)
Kundendokumente (Dokumentenarchiv)
Unter "Mein Cockpit - Kundendokumente" finden Sie nach dem Login die Dokumente.
Für die Nutzung dieser Funktion ist die Berechtigung für das elektronische Dokumentenarchiv erforderlich.
Die vorgeschaltete Suchmaske entspricht dabei derjenigen im alten Maklerportal.
Die Ergebnisliste können Sie durch Klick auf die entsprechende Spaltenüberschrift auf- oder abwärts sortieren lassen.
Mit Klick auf die entsprechende Zeile öffnet sich sofort das zugehörige pdf-Dokument.
Vermittlerakte
Bei Vermittlerpost finden Sie die von uns periodisch bereitgestellten Dateien wie Courtageabrechnungen, Bestandsübertragungslisten, o.ä.
Downloadbereich
Unter der Schaltfläche „Downloadbereich“ finden Sie die von Ihnen selbst initiierten Downloads (z.B. die Bestands- oder Schadenlisten).
Nach dem Markieren von einzelnen oder allen Dokumenten und Klick auf das Pfeil-Icon neben der Spalte "VSNR/Risiko" (siehe folgender Screenshot) können mehrere Dokumente manuell als „Gelesen“ markiert oder gesammelt in einer zip-Datei verpackt werden.
Ein Klick auf die drei Punkte am Zeilenende öffnet ein Submenü mit weiteren Aktionen für ein einzelnes Dokument.
Der Name der einzelnen Dokumente in der zip-Datei folgt dabei immer demselben Aufbau:
Kategorie_ Arbeitsgebiet _VS-Nr._Kundennummer_Nachname_Vorname-Initial_Dokumentart_Zähler
z. B. "140013000_23_048226038_501559350_mustermann_a_Folgerechnung_000000001.pdf":
- Kategorie: Dokumentart gemäß BiPRO-Norm (9-stellig)
100007000 für Police
120010000 für Nachtrag
140013000 für Beitragsrechnung
140012000 für Mahnung
999999999 für sonstige Schreiben - Arbeitsgebiet (2-stellig)
z. B. 23 = VEREINIGTE TIERVERSICHERUNG/Pferd - Versicherungsscheinnummer (9-stellig)
- Kundennummer des VN (9-stellig)
- Nachname des VN
- Initiale des Vornamens des VN (1-stellig, nur bei Personen)
- Dokumentart:
Police, Nachtrag, Rechnung (= Erst-Rechnung), Folgerechnung, Mahnschreiben, etc. - lfd. Nummer (9-stellig)
Sofern der Kunde in Ihrem System bereits vorhanden ist, können Sie auf diese Weise die Dokumente möglicherweise automatisiert in Ihr Maklerverwaltungsprogramm importieren. Bitte kontaktieren Sie ggf. den Hersteller Ihres Programms, falls Sie dazu Fragen haben.
Sofern Ihre Vertriebsorganisation die Lieferung von elektronischen Dokumenten (= pdf-Dateien) bestellt hat, können Sie als deren Untervermittler mit eigener Unteragenturnummer dies nicht abbestellen und bekommen damit ebenfalls elektronische Dokumente zum Anschauen und Herunterladen im Dokumentenarchiv bereitgestellt. Wenden Sie sich in diesem Falle bitte an den Administrator Ihrer übergeordneten Organisation, damit er Ihnen den Zugang zu Ihren Dokumenten einrichten kann.
Umgekehrt gilt auch, dass wir Untervermittlern keine elektronischen Dokumente zur Verfügung stellen können, wenn die übergeordnete Organisation dies nicht auch für sich selbst beauftragt hat.
Sind Sie bereits für das Vertriebspartner-Portal berechtigt und möchten nun zusätzlich Kundendokumente über das Dokumentenarchiv erhalten, anstatt über den Postweg? Dann müssen Sie nur das Formular "Erweiterung der Zugangskennung" ausgefüllt und unterschrieben an die vorgegebene Adresse senden und wenige Tage später steht Ihnen die gewünschte Funktionalität zur Verfügung.