Umgekehrt gilt auch, dass wir Untervermittlern keine elektronischen Dokumente zur Verfügung stellen können, wenn die übergeordnete Organisation (Maklerpool/Vertriebsorganisation) dies nicht auch für sich selbst beauftragt hat.
Nach dem Markieren von einzelnen oder allen Dokumenten und Klick auf das Pfeil-Icon neben der Spalte "VSNR/Risiko" (siehe folgenden Screenshot)
können mehrere Dokumente manuell als „Gelesen“ markiert oder gesammelt in einer zip-Datei verpackt werden.
Ein Klick auf die drei Punkte am Zeilenende öffnet ein Submenümit weiteren Aktionen für ein einzelnes Dokument.
Allgemeines
- Sie können das Dokumentenarchiv direkt mit dem Formular „Erteilung einer Zugangskennung für Makler“ beantragen oder ggf. später mit dem Erweiterungsantrag. Jeder Nutzer benötigt eine spezielle Berechtigung (plus Dokumentenarchiv), um auf die Dokumente zugreifen zu können. Um die Berechtigung zu erhalten, sprechen Sie bitte Ihren Firmenadministrator an.
- Es handelt sich um ein echtes Archiv. Der Zugriff auf die Dokumente ist dauerhaft möglich. Es enthält alle Dokumente, die ab dem Termin der Freischaltung des Dokumentenarchivs unter Kundendokumente im Postfach erstellt wurden. Alle Dokumente, die vor diesem Termin erstellt wurden, finden Sie nicht im Archiv.
- Die Dokumente können Sie auch über die BiPRO-Schnittstelle 430 (Datei- und Dokumententransfer) direkt in Ihr Maklerverwaltungsprogramm übertragen.
- Auch Mitarbeiter, deren Sicht im Maklerportal auf eine oder mehrere bestimmte Agenturnummern (bspw. Unteragenturen) eingeschränkt werden soll, können eine Berechtigung für das Dokumentenarchiv bekommen. Sie bestimmen über das Feld „zugeordnete Agenturen“ in der Administration, welche Dokumente Ihr Mitarbeiter einsehen darf. Eine Anleitung für die Administration finden Sie hier.
- Es handelt sich um ein entweder/oder-Verfahren: Die Dokumente, die elektronisch zur Verfügung gestellt werden, werden nicht parallel per Post geschickt.
Folgende Dokumententypen stellen wir aktuell zu Verfügung:
– Brief Bestand (Änderungen)
– Brief Kündigung
– Brief Leistung
– Brief Neuantrag
– Kündigung/Mahn
– Lastschriftrückläufer
– Mahnschreiben
– Nachtrag
– Police
– Rechnung
– Rücktritt/Mahn
– Sonstige Briefe
– Schadenbriefe / Schadendokumente
Kundendokumente (Dokumentenarchiv)
Unter "Mein Cockpit - Kundendokumente" finden Sie nach dem Login die Dokumente.
Für die Nutzung dieser Funktion ist die Berechtigung für das elektronische Dokumentenarchiv erforderlich.
Die vorgeschaltete Suchmaske entspricht dabei derjenigen im alten Maklerportal.
Die Ergebnisliste können Sie durch Klick auf die entsprechende Spaltenüberschrift auf- oder abwärts sortieren lassen.
Mit Klick auf die entsprechende Zeile öffnet sich sofort das zugehörige pdf-Dokument.
Nach dem Markieren von einzelnen oder allen Dokumenten und Klick auf das Pfeil-Icon neben der Spalte "VSNR/Risiko" (siehe folgenden Screenshot)
können mehrere Dokumente manuell als „Gelesen“ markiert oder gesammelt in einer zip-Datei verpackt werden.
Ein Klick auf die drei Punkte am Zeilenende öffnet ein Submenümit weiteren Aktionen für ein einzelnes Dokument.
Vermittlerakte
Bei Vermittlerpost finden Sie die von uns periodisch bereitgestellten Dateien wie GDV-Daten, Courtageabrechnungen, Bestandsübertragungslisten, K-KINK-Listen o.ä. Dieser Bereich entspricht dem alten „Downloadbereich“.
Downloadbereich
Unter der Schaltfläche „Downloadbereich“ finden Sie die von Ihnen selbst initiierten Downloads (z.B. die bei den Kundendokumenten angeforderte zip-Datei für den Download mehrerer Dokumente). Zukünftig werden hier auch noch andere zum Download angeforderte Dateien integriert werden (z.B. Bestands- oder Schadenlisten).Im Submenü(„ ... “ am Zeilenende) können Sie diese Dateien von hier herunterladen.
Sofern Ihr Maklerpool bzw. Ihre Vertriebsorganisation die Lieferung von elektronischen Dokumenten (=pdf-Dateien) bestellt hat, können Sie als deren Untervermittler mit eigener Unteragenturnummer dies nicht abbestellen und bekommen damit ebenfalls elektronische Dokumente zum Anschauen und Herunterladen im Dokumentenarchiv unseres Maklerportals bereitgestellt. Wenden Sie sich in diesem Falle bitte an den Administrator Ihrer übergeordneten Organisation, damit er Ihnen den Zugang zu Ihren Dokumenten einrichten kann.
Sind Sie bereits für das Maklerportal berechtigt und möchten nun zusätzlich Kundendokumente über das Dokumentenarchiv erhalten, anstatt über den Postweg? Dann müssen Sie nur das Formular "Erweiterungsantrag zum Maklerportal" ausgefüllt und unterschrieben an die vorgegebene Adresse senden und wenige Tage später steht Ihnen die gewünschte Funktionalität zur Verfügung.
Der Name der einzelnen Dokumente in der zip-Datei folgt dabei immer demselben Aufbau Kategorie_ Arbeitsgebiet _VS-Nr._Kundennummer_Nachname_Vorname-Initial_Dokumentart_Zähler
(z. B. 100007000_30_048226038_501559350_mustermann_a_RE_000000001.pdf):
- Dokumentart gemäß BiPRO-Norm (9-stellig) (100007000 für Police, Nachtrag, 140013000 für Beitragsrechnung, Mahnung; 999999999 für sonstige Schreiben)
- Arbeitsgebiet (2-stellig) (z. B. 32 = KRAVAG ALLGEMEINE)
- Versicherungsscheinnummer (9-stellig)
- unsere Kundennummer des VN (9-stellig)
- Nachname
- Initiale des Vornamens (1-stellig, nur bei Personen)
- Kategorie des Dokumentes
POL= Police, Nachtrag
RE = Rechnungen, Mahnungen
BR = Briefe, sonstiges - lfd. Nummer (9-stellig)
Sofern der Kunde in Ihrem System bereits vorhanden ist, können Sie auf diese Weise die Dokumente möglicherweise automatisiert in Ihr Maklerverwaltungsprogramm importieren. Bitte kontaktieren Sie ggf. den Hersteller Ihres Programms, falls Sie dazu Fragen haben.