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FAQs zu den Datenpaketen

Was ist eine Textdatei?
Eine Textdatei beinhaltet eine Reihenfolge von Buchstaben als Daten. Ein Buchstabe wird von einem Computer durch ein bestimmtes Muster gespeichert. Damit ein Programm den gewünschten Buchstaben exakt anzeigt muss bekannt sein, welches Muster welchen Buchstaben darstellt. Dies erfolgt durch sogenannte Zeichensatztabellen (Codepages). Die Endung „.text“ bezeichnet dabei eine Textdatei, die Endung „.dat“ eine Datendatei. 

Was ist eine Excel Datei?
Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm der Firma Microsoft. In Excel werden Daten in Tabellenform in einem proprietären Datenformat gespeichert. In einer Datei können dabei mehrere Tabellen gespeichert werden. Die Dateiendung dieser Dateien ist „.xls“ beziehungsweise „.xlsx“.

Was ist eine CSV Datei?
Eine CSV Datei (Comma Separated Values) ist eine Textdatei zur Speicherung oder zum Transfer von strukturieren Daten in Tabellenform. In diesem Dateiformat werden Daten durch ein Komma in Spalten separiert und Datenzeilen durch eine Textzeile abgebildet. Die Dateiendung dieser Dateien ist „.csv“ beziehungsweise „.text.“.

Wie können Sie eine CSV Datei in Excel importieren? 
Der Import einer CSV Datei kann je nach Versionsstand Ihrer Microsoft Office Version unterschiedlich sein. Eine Anleitung zum Import einer CSV Datei für Ihre Excel Version finden Sie auf der offiziellen Microsoft Supportwebseite.

Ein Beispiel haben wir Ihnen hier aufgeführt:

Schritt 1: Öffnen Sie Excel separat
Schritt 2: Über den Reiter Daten wählen Sie die Option „Externe Daten abrufen“ und dann „Aus Text“
Schritt 3: Wählen Sie im Dialog die zu importierende Datei aus und klicken Sie auf Öffnen
Schritt 4: Wählen Sie im Textkonvertierungs-Assistenten die Option „Getrennt“ aus, um die Daten über ein Trennzeichen aufteilen zu können
Schritt 5: Wählen Sie außerdem die jeweilige Zeichensatztabelle im Drop Down Menü „Dateiursprung“ aus
Schritt 6: Wählen Sie im Textkonvertierungs-Assistenten das jeweilige Trennzeichen aus (z.B. Semikolon)
Schritt 7: Bei Bedarf können Sie weitere Textimporteinstellungen über den Button „Weitere“ eingeben
Schritt 8: Betätigen Sie den Button „Fertig stellen“ und importieren Sie die Datei

Was ist eine Saldenbestätigung? 
Die Saldenbestätigung bestätigt Ihnen die Salden Ihres Agenturkontos zum Stichtag (Monatsultimo). Die Eingrenzung erfolgt per Monatsultimo und beinhaltet immer alle offenen Posten der Einzelverträge der Agentur, des Provisionsvertrags, des Makler- / Beteiligungsvertrags und des Kontos mit Klärfällen.

Wie setzt sich die Saldenbestätigung zusammen?
Die Saldenbestätigung setzt sich aus zwei Dokumenten zusammen: Dem Anschreiben und der CSV Datei. In dem Anschreiben finden Sie den Gesamtsaldo Ihrer Agentur zum Monatsultimo. In der CSV Datei, welche wir Ihnen im Maklerportal zur Verfügung stellen, weisen wir Ihnen den Agentursaldo auf Einzelpositionsebene aus.

Wie setzten sich die Einzelpositionen in der CSV Datei zusammen?
In der CSV Datei wird der Saldo der Agentur auf Einzelpositionsebene ausgewiesen. Pro Versicherungsvertrag weisen wir Ihnen die Forderung pro Fälligkeit getrennt nach Beitrag und Provision aus. Schadenbuchungen und der Gesamtsaldo aller Klärfälle werden separat aufgeführt.

Wann erhalten Sie die Saldenbestätigung?
Die Saldenbestätigung erhalten Sie zum Anfang eines jeden Monats.

Wie erhalten Sie die Saldenbestätigung?
Sie erhalten das Anschreiben der Saldenbestätigung postalisch. Die CSV Datei stellen wir Ihnen im Maklerportal zum Download zur Verfügung. 

Sie haben Ihre Saldenbestätigung in einem Monat nicht erhalten?
Wir stellen Ihnen die Saldenbestätigung immer zum Anfang eines jeden Monats zur Verfügung.
Sollten Sie Ihre Saldenbestätigung einen Monat mal nicht erhalten, so liegen in diesem Monat keine offenen Buchungen für Sie vor.
Der Saldo des Agenturkontos beträgt in diesem Fall 0,00 € und es wird keine Saldenbestätigung für Sie erzeugt.

Wo finden Sie eine Legende zur Saldenbestätigung?
Eine Legende zu den Feldern der Saldenbestätigung finden Sie hier: 

Geschäftspartner Kundennummer des Versicherungsnehmers
Name VN Name des Versicherungsnehmers
Vers.Nr. Vertragsnummer R+V - Kravag - Condor
Versicherungsart Versicherungsart
Buchungsdatum Buchungsdatum R+V
Buchungsart ABRG = Abrechnung
ABSTO = Storno aus Abrechnung
AKTO = Abweichende Abrechnung
AP = Abschlussprovision
BF = Bestandspflegeprovision Folge
BM = Bestandsprovision Fremdanteil
BP = Bestandsprovision
BX = Bestandspflegeprovision Folge Fremdanteil
DP = Dynamikprovision
FB = Folgebeitrag
FBST = Folgebeitrag Storno
GWB = Gewinnbeteiligung
KLÄR = Klärungsfälle Agenturkonto
MBU = Manuelle Buchung
NG = Nachtrag
NGST = Nachtrag Storno
RL = Rückläufer
SCHD = Schadenbuchung
SP = Sonderprovision
VP = Verlängerungsprovision
VS = Versicherungsschein
VSST = Versicherungsschein Storno
VST= Versicherungssteuer
ZA = Zahlungsausgang / Exkasso
ZE = Zahlungseingang
Abr-Zeitraum von Fälligkeitszeitraum von
Abr-Zeitraum bis Fälligkeitszeitraum bis
Lfd. Nr. Bestand Internes Buchungskriterium R+V
Kategorie Beitrag
Provision
Schaden
Klärkonto
Sonstige Buchungen
Gebuchter Betrag R+V Ursprungsbetrag einer Buchung
z.B. Erhobener Betrag bei R+V,
Vergütete Provision bei R+V,
Sonstige Buchungen s. Buchungsart
Negatives Vorzeichen = zu Lasten R+V
Offener Saldo Ursprungsbuchung abzüglich abgerechneter Posten (Zahlungen/Abzüge) und interner Verrechnungen
Prov. Prozentsatz Provisionsprozentsatz R+V gem. Courtagevereinbarung 0 = Mischcourtagesatz
KFZ-KZ Amtliches KFZ - Kennzeichen
Schadennummer Schadennummer R+V
Buchungstext / Zusatzvermerk Verwendungszweck
Großkundennummer (Rahmenvertrag) Großkundenrahmenvertragsnummer KFZ
Korrespondenzvermerk individueller Zusatzvermerk
Mitversicherungsnummer Vertragsnummer der führenden Gesellschaft
Abrechnungsmodus "Leer" = Allzeichnung R+V
B = Beteiligung R+V
G = Führung R+V; R+V rechnet mit Gesellschaften ab
R = Führung R+V; Makler rechnet mit Gesellschaften ab
Mahnverfahren EV (aktiv, leer) Info über aktives Mahnverfahren zum Vertrag


Sie möchten das Anschreiben der Saldenbestätigung nur noch digital erhalten?

Gerne passen wir Ihren Dokumentenversand so an, dass Sie auch das Anschreiben der Saldenbestätigung nur noch als Download über das Maklerportal erhalten. Schreiben Sie uns dazu bitte einfach eine E-Mail an maklerinkasso@ruv.de.

Sie haben keinen Zugang zum Maklerportal und können sich die Dokumente nicht herunterladen?  
Bitte wenden Sie sich an Ihren hausinternen Maklerportal Administrator.

Was ist eine Sammelabrechnung?
Die Sammelabrechnung können Sie zur Fakturierung bei Ihrem Kunden nutzen. In der Sammelabrechnung sind alle Prämienbuchungen aus der entsprechenden Periode enthalten.

Wie setzt sich die Sammelabrechnung zusammen?
Die Sammelabrechnung setzt sich aus zwei Dokumenten zusammen: Einem Anschreiben und einer CSV Datei. In dem Anschreiben nehmen wir Bezug auf die Agenturnummer sowie die Abrechnungsperiode und teilen Ihnen unsere Bankverbindung mit. In der CSV Datei sind alle Kunden und deren Verträge mit allen Buchungspositionen der Abrechnungsperiode enthalten. Es erfolgt ein separater Ausweis der versicherten Sparten (zum Beispiel Haftpflicht und Kasko). 

Wann erhalten Sie die Sammelabrechnung?
Sie erhalten die Sammelabrechnung zum Anfang eines jeden Monats.

Wie erhalten Sie die Sammelabrechnung?
Die Sammelabrechnung stellen wir Ihnen im Maklerportal zum Download zur Verfügung. 

Wo finden Sie eine Legende zur Sammelabrechnung?
Eine Legende zu den Feldern der Sammelabrechnung finden Sie hier: 

Agentur Ihre Agenturnummer
Kundennummer Kundennummer des Versicherungsnehmers
Geschäftsfeld Trennung nach KFZ und Sach
Name VN Name des Versicherungsnehmers
Versicherungsscheinnummer Vertragsnummer R+V - Kravag - Condor
Versicherungsart Versicherungsart
Versichertes Risiko Amtliches Kennzeichen
Großkundennummer Großkundenrahmenvertragsnummer KFZ
Interne Nr. Von Bestand hinterlegte Zusatzreferenz (z.B. Kostenstelle)
Belegart Erstbeitrag, Nachtag, Folgebeitrag
Abr.-Zeitraum von Fälligkeitszeitraum von
Abr.-Zeitraum bis Fälligkeitszeitraum bis
Nettobeitrag Nettoursprungsbetrag einer Buchung (ohne Steuer) z.B. Erhobener Beitrag bei R+V,
Negatives Vorzeichen = zu Lasten R+V
Versicherungssteuer Versicherungssteuer
Bruttobeitrag Nettobeitrag zuzüglich Versicherungssteuer


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Bitte wenden Sie sich an Ihren hausinternen Maklerportal Administrator.

In den nächsten beiden Monaten nehmen wir sukzessive die flächendeckende Versorgung mit digitalen Abrechnungsunterlagen vor. Das heißt Sie erhalten weiterhin Ihre Abrechnungsnachweise per Post, können jedoch parallel die Dateien im Portal als pdf abrufen und den Prozess allgemein auf seine Verwendbarkeit prüfen.

Die Bereitstellung der Abrechnungsnachweise im PDF-Format, mit den bekannten Standardfunktionalitäten (durchsuchen, drucken, archivieren etc.), ist auf sehr breite und positive Resonanz gestoßen – eine Vielzahl von Vertriebspartnern haben den Papierversand bereits einstellen lassen. Gerne möchten wir Sie an dieser Stelle dafür gewinnen, einen wesentlichen Beitrag zum Nachhaltigkeitsmanagement der R+V zu leisten und die Umstellung auf den ausschließlichen elektronischen Versand zu unterstützen.

Im Sinne der Nachhaltigkeitsstrategie der R+V im Bereich "Verantwortung für den Schutz der Umwelt" werden wir den Versand der Abrechnungsnachweise in Papierform (nach einigen Monaten im Parallelbetrieb) ab Juni 2017 einstellen. Das heißt ab Juni 2017 erhalten Sie die Abrechnungsnachweise ausschließlich in elektronischer Form im PDF-Format über das Maklerportal.

Sollten Sie wider Erwarten weiterhin einen Versand der Abrechnungsnachweise in Papierform wünschen, dann senden Sie uns bitte eine entsprechende Mail zu. In diesem Fall, möchten wir Sie bitten, dass Sie eine entsprechende Begründung angeben, damit wir geeignete Maßnahmen ergreifen können, um den Papierversand komplett einzustellen. Bitte wenden Sie sich hierfür bitte an G_VHVPFA_ICM_Abrechnung@ruv.de.

Sollten Sie Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an.

Bitte beachten Sie: Die Bereitstellung der csv-Dateien (Einzelsätze zur Abrechnung) bleiben davon natürlich unberührt und stehen weiterhin wie gewohnt im Maklerportal zum Download bereit.

So können Sie vorgehen:

1. Loggen Sie sich in das Maklerportal ein
2. Klicken Sie auf "Downloadbereich --> Downloads" um in Ihren persönlichen Downloadbereich zu gelangen
3. Wählen Sie im Filter "Courtageabrechnung" aus, sofern die Provisionsdateien nicht direkt ersichtlich sind
4. Wählen Sie die gewünschte Provisionsdatei aus (Klick auf Radiobutton links)
5. Klicken Sie auf "Speichern" (Rechts unten)

Die Lieferung der Abrechnungsdateien erfolgt ab 2016 am letzten Arbeitstag des Monats und kann im Downloadbereich des Maklerportals herunter geladen werden.

Hier informieren wir Sie, wie sich die Einführung des LVRG auf die Darstellung des Abrechnungsnachweises in Papier und im Portal auswirkt.

Mit der Februar-Abrechnung 2016 erhalten Sie leicht veränderte Abrechnungsnachweise. Am grundlegenden Aufbau der Dokumente hat sich nichts verändert. Diese finden Sie in der Broschüre „Ihr Plus an Transparenz - Die neuen Abrechnungsnachweise“ im R+V-MaklerPortal:
Broschüre 'Ihr Plus an Transparenz - Die neuen Abrechnungsnachweise' (PDF, 884 KB)

In einem neuen Detailblatt sehen Sie den genauen Verlauf Ihrer Courtagen im vorschüssigen Vergütungsmodell. Die Veränderungen in den Abrechnungsnachweisen können Sie anhand dieser Darstellung nachvollziehen:
Veränderungen an den Abrechnungsnachweisen LVRG (PPTX, 854 KB)

In der csv-Datei wird die Datenstruktur leicht angepasst. Zwei Felder werden neu aufgenommen, vier Felder umbenannt. Die neue Struktur und Erläuterungen der Felder finden Sie in folgender Datei:
Legende zur LVRG (XLSX, 19 KB)

Seit dem 31.10.2015 stellen wir Ihnen im Downloadbereich zwei Condormigration-Vertragslisten parallel bereit, sofern sich in Ihrem Bestand migrierte Condor-Verträge befinden. Eine für die aktuelle Woche und eine für die Vorwoche. Damit haben Sie immer den Überblick, unter welchen Vertragsnummern Ihre Condor-Verträge geführt werden. Hintergrund ist, dass zur Kostenreduzierung die Bestandssysteme der R+V für die Verwaltung aller Verträge benutzt werden. Daher ist es notwendig, auch neue Vertragsnummern (mit 2+9 Stellen) zu vergeben.

Die Dateien ändern sich nicht, wenn in Ihrem Bestand aktuell keine Condor-Verträge migriert werden. Anhand der Dateigröße lässt sich zudem schnell ablesen, ob Verträge hinzugekommen sind und ob sich ein Ansehen der Datei lohnt. Sie können unter Kategorie angeben, ob Sie sich nur für die Condormigration-Vertragslisten interessieren und mit der Wahl des Zeitraums auf 7 Tage wird auch nur die aktuelle Datei zum Download angeboten.

condormigration-vertragsliste.jpg

Was ist der Zweck der Bestandsübertragungsliste?

Der Zweck dient den Bestandserhaltungsmaßnahmen und der Übersicht der Kunden welche den Bestand verlassen haben.

Was soll der Anwender damit tun?

Der Anwender kann, falls gewünscht, mit dem Kunden Kontakt aufnehmen und diesen auf den Vorgang ansprechen.

Welche Agentur bekommt die Bestandsübertragungsliste?

Abgebende, Annehmende Agenturen und Kunden erhalten Informationen per Post – die Liste im Portal gibt es jedoch nur für abgebende Agenturen.

Ist geplant, dass auch die annehmender Agentur irgendwann eine solche Bestandsübertragungsliste erhält?


Der Erhalt der Liste für annehmende Agenturen ist nicht geplant.

Welche Bestandsübertragungen werden in der Liste ausgegeben und welche nicht?

Alle Bestandsübertragungen welche die Agentur verlassen werden in der Liste ausgegeben.

Wann werden die Bestandsübertragungslisten bereit gestellt?

Die Listen werden wöchentlich am Samstag im Downloadbereich des Maklerportals zur Verfügung gestellt, sofern eine BÜ durchzuführen war/ist.

Die KFZ-Beitragsvergleiche stehen ab der letzten Oktoberwoche bis Ende Februar zum Download bereit.